Skip to main content
Binnen Procureplan is het formulier het belangrijkste onderdeel want alles staat hier namelijk bij. Voor iedere organisatie is dit anders omdat dit op basis van de behoefte wat je wilt ingesteld kan worden, maar er zijn een paar standaard dingen dat iedereen heeft.
Ieder traject binnen Procureplan krijgt automatisch een uniek ID. Hiermee kun je het traject later volgen en deze wordt automatisch toegewezen na het aanmaken van een traject.

​
Waarom ziet het formulier er anders uit per organisatie?

Het formulier voor het aanmaken van een traject ziet er voor iedere organisatie anders uit. Het trajectformulier verschilt omdat Procureplan het formulier aanpast op basis van de behoeften en wensen van jouw organisatie. Wel zijn er een aantal standaard velden die iedereen heeft, zoals Procedure, Status en Gebruikers. Deze standaard velden worden hieronder uitgelegd.

​
Procedure & Status

De twee belangrijkste velden bij het aanmaken van een traject:

Procedure

Op basis van je procedure gaat Procureplan plannen. Bij het selecteren van een Procedure staan er altijd standaard instellingen. Deze zijn per traject te veranderen aangezien je zelf soms weet of het traject korter of langer gaat zijn.

Status

Op basis van je status krijgt Procureplan inzicht of je wel op schema loopt en geen plannings- of doelmatigheidsrisico hebt.
Daarnaast is er ook een standaard aantal uren ingesteld voor elke procedure. Het aantal standaard uren valt ook aan te passen. Op basis van deze uren maakt Procureplan een planning en wordt je capaciteit berekend in de Capaciteitsplanning.

​
Hoe stel ik de eindatum van een traject in?

Vaak is bekend wanneer het traject klaar moet zijn vanwege dat een contract afloopt of dat het opgelevert moet worden. Op basis van deze datum en de doorlooptijd rekent Procureplan terug naar de startdatum wanneer je moet beginnen met het traject.

​
Hoe wijs ik gebruikers toe aan een traject?

Onder het onderdeel gebruikers (kan mogelijk anders heten in jouw organisatie) zie je de verschillende rollen waar je uren aan kan verdelen. Hier selecteer je wie verantwoordelijk is voor welke rol, waarbij je een inkoopadviseur toewijst aan het traject.

Eén inkoopadviseur

Indien het één inkoopadviseur is, krijgt deze in de capaciteitsplanning alle uren gedurende looptijd van het traject.

Twee inkoopadviseurs

Het is ook mogelijk om een tweede inkoopadviseur toe te voegen die helpt bij het traject. Dan worden de uren verdeeld tussen beide inkoopadviseurs.

​
Voorbeeld: Verdeling van uren bij twee inkoopadviseurs

We hebben Traject A waarbij er twee inkoopadviseurs gekoppeld zijn: Inkoper X en Inkoper Y.
  • Inkoper X is de eerste inkoper en leidt dit traject
  • Inkoper Y leest tegen en helpt gedurende het traject mee op de achtergrond
Voor dit traject staat gedurende 9 maanden een inzet van 120 uur. Hier verdelen we het zo dat Inkoper X 90 uur krijgt bij het traject en Inkoper Y 30 uur. Nu zijn de 120 uur verdeeld: Inkoper X doet 75% van het werk en Inkoper Y doet 25% van het werk. In de planning wordt het op deze manier verdeeld.
De verdeling van uren heeft direct invloed op de Capaciteitsplanning van beide inkoopadviseurs. Zorg ervoor dat de verdeling realistisch is voor de beste planning.

​
Hoe voeg ik termijnen toe?

Vaak wanneer je het traject aanmaakt weet je mogelijk nog niet de datums van wanneer je publiceert of wanneer de eerste Nota van Inlichtingen gaat zijn. Indien je deze datums wel weet kan je ze hier invullen. Het invullen van termijnen maakt de planning nauwkeuriger.

​
Hoe gebruik ik de opmerkingeneditor?

Het opmerkingenveld is uitgebreid naar een volledige editor voor interne communicatie en notities. De opmerkingeneditor staat altijd onderaan het formulier. Je kunt tekst dikgedrukt maken, koppen (H1 & H2) toevoegen voor structuur, en met de timestampknop automatisch een datum en tijd invoegen. Gebruik dit veld om updates te documenteren, todo’s bij te houden, of belangrijke beslissingen vast te leggen.
Zie zelf hoe je dit wil gebruiken of kijk naar je interne afspraken die gemaakt zijn over het gebruik van dit veld.

​
Veelgestelde Vragen

Ja, bij het selecteren van een Procedure staan er standaard instellingen, maar deze kun je per traject aanpassen als je weet dat het traject korter of langer gaat zijn.
Bij veel formulieren is dit verplicht, maar dit kan bij jouw organisatie mogelijk niet zijn. Als je dit namelijk niet invult weet Procureplan niet wanneer het moet beginnen of wanneer iets een risico is. Wij adviseren om dit altijd in te vullen, maar dat kan mogelijk nog niet. Doe het dan zo snel mogelijk.
Ja, je kunt later altijd inkoopadviseurs aanpassen of een tweede inkoopadviseur toevoegen aan het traject.
Het aantal uren dat je instelt wordt gebruikt om de capaciteit te berekenen in de Capaciteitsplanning. Op basis van deze uren maakt Procureplan een realistische planning.
Geen enkele datum van het kopje Termijnen is verplicht, tenzij je organisatie hier wel voor gekozen heeft. Zodra je het weet kan je dit invullen, aangezien dit vaak pas later in het traject duidelijk wordt.
De opmerkingeneditor ondersteunt verschillende opmaakopties: je kunt tekst dikgedrukt maken, koppen (H1 & H2) toevoegen voor structuur, en met de timestampknop automatisch datum en tijd invoegen. Dit maakt het makkelijker om gestructureerde notities bij te houden.
Met de timestampknop voeg je automatisch de huidige datum en tijd toe aan je opmerkingen. Dit is handig om bij te houden wanneer bepaalde updates of beslissingen zijn vastgelegd in het traject.