Deze gegevens zoals doorlooptijd en inzet uren kunnen altijd op traject basis worden aangepast.
Hoe configureer ik procedure instellingen?
Selecteer eerst welke procedure je wilt aanpassen. Bij elke procedure kun je verschillende instellingen configureren.Intern Project
Je kunt instellen of een procedure een intern project is. Interne projecten zijn bedoeld voor werk dat niet met een aanbesteding te maken heeft, maar met overige werkzaamheden. Wanneer je dit instelt, verdeelt Procureplan de uren gelijk op basis van de doorlooptermijn.Slimme Planning
Naast de standaard verdeling kun je gebruik maken van slimme planning. Met deze functie stel je per procedure in hoe de uren procentueel worden verdeeld over de voorbereidingsfase. Bijvoorbeeld: “40% van de uren worden gebruikt in de laatste 60% van de tijd/voorbereidingsfase” (en bij dit voorbeeld dus 60% van de uren in de eerste 40% van deze fase).Hoe stel ik termijnen in voor een procedure?
In de termijn instellingen configureer je de standaard tijdsduur voor verschillende fases en de verwachte inzet. De termijn instellingen zijn bedoeld om het makkelijk te maken, zodat de gebruiker altijd standaard instellingen heeft voor de lengte van de doorlooptijd en hoeveel gemiddeld wordt ingezet voor de procedure. De gebruiker kan zelf op traject basis aanpassingen maken aan het aantal maanden in de doorlooptijd en de inzet in uren.Indien je een termijn op 0 zet, komt deze fase niet voor in je procedure. Zet dan ook altijd het percentage van de uren op nul bij de Percentage Instellingen.
Doorlooptijd
De totale duur in maanden
Publicatiefase
De duur in dagen
Contracteringsfase
De duur in dagen
Beoordelingsfase
De duur in dagen
Bezwaartermijn
De duur in dagen
Inkoper
Het aantal inzet uren
Hoe verdeel ik uren over fases?
Hier bepaal je hoe de uren procentueel worden verdeeld over de verschillende fases van het inkooptraject. Vaak zit het grootste deel van de uren in de voorbereidingsfase. Op basis van deze instellingen maakt Procureplan een standaard planning in de tijd. Zodra je bij een traject een datum invult wanneer iets plaatsvindt, wordt de planning automatisch aangepast. Doordat je standaard instellingen hebt, beschik je al over een globale planning voordat je specifieke gegevens zoals de publicatiedatum hebt. Naarmate het traject zich verder ontwikkelt, wordt deze planning steeds nauwkeuriger.Voorbereidingsfase
Percentage van de totale uren
Publicatiefase
Percentage van de totale uren
Beoordelingsfase
Percentage van de totale uren
Bezwaarfase
Percentage van de totale uren
Contracteringsfase
Percentage van de totale uren
De som van alle percentages moet altijd 100% zijn.
Nota van Inlichtingen
Binnen de publicatiefase kun je instellen hoe de uren worden verdeeld over de Nota van Inlichtingen. Je kunt de uren verdelen over twee verschillende Nota van Inlichtingen momenten. Ook hier dient het totaal 100% te zijn. De verdeling werkt als volgt: als je bijvoorbeeld 20% van de uren aan de publicatiefase toekent, en vervolgens NVI 1 op 60% en NVI 2 op 40% instelt, dan wordt 20% × 60% = 12% van de totale projecturen gebruikt voor Nota van Inlichtingen 1. De resterende 8% (20% × 40%) gaat naar Nota van Inlichtingen 2.Veelgestelde Vragen
Wat gebeurt er als mijn percentages niet optellen tot 100%?
Wat gebeurt er als mijn percentages niet optellen tot 100%?
Dan kun je de wijzigingen niet opslaan. Procureplan controleert automatisch of de percentages kloppen voordat je de instellingen kunt bewaren.
Wat is het verschil tussen slimme planning en standaard verdeling?
Wat is het verschil tussen slimme planning en standaard verdeling?
Bij standaard verdeling worden de uren gelijkmatig verdeeld over de looptijd van een fase. Met slimme planning kun je juist meer uren aan het begin of einde van een fase plaatsen. Dit is handig als je weet dat bepaalde activiteiten aan het einde van de voorbereidingsfase meer tijd kosten.
Kan ik de instellingen later nog aanpassen voor lopende trajecten?
Kan ik de instellingen later nog aanpassen voor lopende trajecten?
Ja, gegevens zoals doorlooptijd en inzet uren kunnen altijd op traject basis worden aangepast. De procedure-instellingen dienen als standaard, maar je kunt deze per traject naar wens aanpassen.
Moet ik voor elke procedure Nota van Inlichtingen instellen?
Moet ik voor elke procedure Nota van Inlichtingen instellen?
Nee, dit is niet nodig voor elke procedure. Je kunt dit altijd leeg laten of op 0 zetten als je geen Nota van Inlichtingen momenten wilt gebruiken voor een specifieke procedure.
Hoe werkt de berekening van uren als ik de doorlooptijd aanpas?
Hoe werkt de berekening van uren als ik de doorlooptijd aanpas?
Procureplan berekent automatisch hoe de uren worden verdeeld op basis van de doorlooptijd en de ingestelde percentages. Als je de doorlooptijd wijzigt, worden de uren herverdeeld over de fases volgens de percentages die je hebt ingesteld. De totale inzet uren blijven hetzelfde, maar de verdeling over de tijd past zich aan. Dit geldt ook omgekeerd: als je de inzet uren aanpast bij een traject, blijft de verdeling over de fases op basis van de percentages behouden.
Kan ik verschillende instellingen hebben voor dezelfde procedure?
Kan ik verschillende instellingen hebben voor dezelfde procedure?
Nee, dit is niet mogelijk. Elke procedure heeft één set standaard instellingen. Als je verschillende configuraties nodig hebt, maak dan een aparte procedure aan met een andere naam.