Gebruikers

In Gebruikers beheer je alle gebruikers binnen je organisatie en hun toegang tot Procureplan. Je kunt hier nieuwe gebruikers uitnodigen, teams samenstellen en rollen en permissies instellen. Dit biedt complete controle over wie toegang heeft tot welke functionaliteiten binnen het platform.

​

Hoe beheer ik gebruikers en teams?

In het Beheer gedeelte kun je nieuwe gebruikers uitnodigen voor Procureplan en teams samenstellen. Het Beheer gedeelte is de centrale plek voor het organiseren van je inkoopafdeling binnen het platform.

​

Gebruikers Uitnodigen

Nodig nieuwe gebruikers uit door hun e-mailadres in te voeren. Zij ontvangen automatisch een uitnodiging om toegang te krijgen tot Procureplan. Bij het uitnodigen van een nieuwe gebruiker vul je dezelfde gegevens in als bij Gebruiker aanpassen:

• Uren: Het aantal uren dat de gebruiker beschikbaar is voor inkoop ten opzichte van de capaciteitsplanning
• Startdatum: De ingangsdatum van het contract of wanneer de gebruiker start
• Einddatum contract: De einddatum van het contract (optioneel, laat leeg als er geen einddatum is)
• Rol: Kies uit de beschikbare rollen (Jurist, Alleen lezen, Contractmanager, Inkoper, Beheerder, Project leader)
• Team: Wijs de gebruiker direct toe aan een of meerdere teams

Door deze gegevens direct bij de uitnodiging in te vullen, heeft de nieuwe gebruiker meteen de juiste toegang en zichtbaarheid zodra ze de uitnodiging accepteren.

​

Acties per Gebruiker

Voor elke gebruiker in het overzicht staan vier acties:

​

Gebruiker aanpassen

Pas hier de gegevens van de gebruiker aan. Hier pas je de uren aan die de gebruiker ten opzichte van de capaciteitsplanning moet staan. Vul hier voor de gebruiker in altijd het aantal uren dat je bezig bent met inkoop (dit kan de gebruiker ook zelf aanpassen later). Daarnaast heb je nog Startdatum en Einddatum contract. De einddatum is belangrijk: als deze verstreken is, gaat de capaciteit automatisch weg uit de capaciteitsplanning omdat Procureplan dan denkt dat de persoon niet meer in dienst is. Als je dit vak leeg laat, gebeurt dit niet. Als laatste kun je nog de rollen wijzigen of toevoegen aan een gebruiker. De volgende rollen zijn mogelijk: Jurist, Alleen lezen, Contractmanager, Inkoper, Beheerder, Project leader.

​

Uitzondering aanpassen

In dit overzicht zie je alle uitzonderingen van een gebruiker. Hier kun je ook extra uitzonderingen toevoegen voor een gebruiker. Denk hierbij aan vakantie of verlof. De gebruiker zelf kan dit ook altijd via rechts boven in bij hun naam en dan onder Mijn account.

​

Gebruiker deactiveren

Als een gebruiker niet meer actief moet zijn, kun je een gebruiker deactiveren. De gegevens van de gebruiker blijven staan, maar de persoon kan niet meer inloggen. Dit kun je altijd terugdraaien aangezien je een knop krijgt om de gebruiker weer te activeren.

​

Inloggen als gebruiker

Hierbij log je tijdelijk in als een andere gebruiker zodat je ziet wat de gebruiker ziet. Deze functie is vooral handig voor ondersteuning en troubleshooting, wanneer een gebruiker een probleem meldt of vraagt om hulp. Je kunt dan precies zien welke rechten de gebruiker heeft, welke trajecten zichtbaar zijn, en waar eventuele problemen zitten. Dit bespaart tijd omdat je niet steeds hoeft te vragen naar screenshots of uitleg, maar het probleem zelf kunt ervaren. Na het inloggen als gebruiker kun je eenvoudig terugschakelen naar je eigen account.

​

Teams Maken

Teams helpen je om gebruikers te groeperen op basis van hun werkgebied, afdeling of projecten. Door teams te maken, kun je:

• Snel zien wie aan welke trajecten werkt
• Efficiënter samenwerken binnen een team
• Specifieke toegang verlenen tot bepaalde trajecten of informatie
• Overzichtelijk houden wie verantwoordelijk is voor welke inkoopprocessen

Boven in rechts heb je de knop Teams. Hierin kun je een team maken of een huidig team aanpassen. Om een persoon toe te voegen aan een team kan dit alleen via Gebruiker aanpassen. Daar kun je per gebruiker instellen aan welk team of teams ze toegevoegd worden. Je kunt een gebruiker aan meerdere teams toewijzen als dat nodig is voor de werkzaamheden. De gebruikers in een team zorgen ervoor dat je binnen de capaciteitsplanning gemakkelijk kunt kijken hoe ieder team ervoor staat. Zodat je niet alleen ziet hoe alle gebruikers ervoor staan, maar gemakkelijker inzichtelijk krijgt hoe een team ervoor staat.

​

Hoe stel ik rollen en permissies in?

Bij rollen en permissies bepaal je zelf welke rol toegang tot wat heeft door middel van het aanvinken van de permissie. Als het vak geen vinkje heeft, betekent het dat die rol geen toegang heeft tot die functionaliteit.

​

Hoe bekijk ik gebruikersactiviteit?

Hier zie je de informatie van de gebruiker: wanneer iemand voor het laatst heeft ingelogd en het aantal keer dat iemand is ingelogd. Op traject basis kun je de activiteiten logs zien met alle aanpassingen die gedaan zijn op een traject. Dit kun je zien bij Trajecten.

​

Hoe zie ik de afwezigheid van gebruikers?

Hier zie je alle uitzonderingen van alle gebruikers die gemaakt zijn. Uitzonderingen zijn periodes waarin gebruikers niet beschikbaar zijn, zoals vakantie, verlof of andere afwezigheid. De uitzonderingen kunnen op twee manieren worden toegevoegd:

• Door beheerders via Uitzondering aanpassen per gebruiker
• Door gebruikers zelf via Mijn account

De planning past zich automatisch aan op basis van deze uitzonderingen, zodat deadlines realistisch blijven en je geen trajecten plant tijdens afwezigheid van belangrijke teamleden. Dit overzicht geeft je een compleet beeld van de beschikbaarheid van je hele team.

​

Veelgestelde Vragen