Hoe werkt het Inkoopstartformulier?
Het Inkoopstartformulier is volledig aanpasbaar op basis van de wensen van je organisatie. Het formulier is ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn, waarbij veel velden overeenkomen met het standaard trajectformulier. De overeenkomende velden zorgen ervoor dat wanneer je een aanvraag accepteert, vaak al de helft van de gegevens is ingevuld. Daarnaast kun je velden toevoegen die specifiek alleen voor het Inkoopstartformulier zijn, om extra informatie te verzamelen. Wanneer een nieuwe aanvraag is ingediend, kun je een standaard e-mailadres instellen waar alle aanvragen naartoe gaan. Het ingestelde e-mailadres ontvangt de aanvraag in een Word document met alle gegevens van de ingediende aanvraag.Hoe beheer ik de inbox?
De inbox toont alle ingediende aanvragen in een overzichtelijke tabel. Elke aanvraag bevat belangrijke basisinformatie zoals de naam van het aangevraagde traject, het e-mailadres van de aanvrager, de aanmaakdatum en de geplande ingangsdatum van de overeenkomst. Voor elke aanvraag staan vier acties:Gelezen markeren
Markeer een aanvraag als gelezen met het groene vinkje. Het markeren helpt je bij te houden welke aanvragen je al hebt bekeken en voorkomt dat je aanvragen dubbel verwerkt.
Versturen
Verstuur de aanvraag per e-mail naar het standaard ingestelde e-mailadres. Je kunt het e-mailadres tijdelijk aanpassen om de aanvraag bijvoorbeeld naar jezelf of een collega te sturen.
Bekijken
Open de detailpagina om alle informatie van de aanvraag te bekijken. Hier zie je een volledig overzicht van alle ingevoerde gegevens.
Verwijderen
Verwijder irrelevante of foutieve aanvragen uit de inbox. Let op: verwijderde aanvragen kunnen niet worden teruggehaald.
Wat zie ik op de detailpagina van een aanvraag?
Wanneer je op “Bekijken” drukt bij een aanvraag, opent de aanvraag in zijn geheel met alle informatie die is ingediend. De velden en secties die je ziet, zijn afhankelijk van hoe jouw organisatie het Inkoopstartformulier heeft ingericht. Onderaan de detailpagina vind je drie knoppen om de aanvraag te verwerken:Terug
Hiermee ga je terug naar het overzicht van alle aanvragen.
Opslaan
Als je aanpassingen maakt in het formulier, sla je het hiermee op.
Toevoegen
Zodra je hierop klikt, wordt het een traject binnen Procureplan en krijg je het normale trajectformulier te zien.
Veelgestelde Vragen
Wat gebeurt er als ik op 'Toevoegen' klik?
Wat gebeurt er als ik op 'Toevoegen' klik?
De aanvraag wordt omgezet naar een volledig inkooptraject in Procureplan met alle opgegeven details. Je hoeft de gegevens niet opnieuw in te voeren. Wanneer het een traject binnen Procureplan wordt, kan je de rest van de gegevens invullen of dit later doen. Je dient altijd op te slaan om het traject in het overzicht te krijgen.
Kan ik een verwijderde aanvraag terughalen?
Kan ik een verwijderde aanvraag terughalen?
Nee, verwijderde aanvragen kunnen niet worden teruggehaald. Wees dus voorzichtig met de verwijder-functie.